Je voelt het. De coronacrisis tast niet alleen je relatie met je klanten aan, maar zit ook in de pap te brokken in de connectie met je werknemers. De kans is groot dat je als ondernemer hebt moeten beslissen om een deel van je team op tijdelijke werkloosheid te zetten of full time thuis laat werken. Een noodzakelijke beslissing, dat staat vast, maar wel één die je met de nodige kanttekening moet maken. Met zo’n grote afstand tussen bedrijf en collega’s is de connectie verbroken. Als werkgever is het jouw taak om daar een stokje voor te steken. Wij leren je hoe.
Fundamentele shift
Door de coronacrisis beleven onze cultuur en gewoontjes een fundamentele shift. Het leven staat als het ware op pauze. Je kapsel is uit model, je herkent je eigen familie bijna niet meer terug, en je wekelijkse trip naar de supermarkt is kort maar krachtig en onderworpen aan heel wat nieuwe regels. Spitsvondig als we zijn ontwikkelen we daar als vanzelf een heleboel alternatieven voor: we digitaliseren sneller dan ooit tevoren. Nog nooit waren onze smartphone en computes zo onmisbaar als nu.
Veel bedrijven vinden zichzelf opnieuw uit, en dat is ook de manier waarop je jouw relatie met je werknemers moet aanpassen
Dankzij allerlei digitale tools houden we ons leven draaiende. Dat geldt ook zo op de werkvloer: telewerken, virtuele vergaderingen, nieuwe communicatiekanalen en e-peritieven. Veel bedrijven vinden zichzelf opnieuw uit, en dat is ook de manier waarop je jouw relatie met je werknemers moet aanpakken.
Leg een duidelijke focus
Het komt niet als een verrassing als we je zeggen dat zo’n crisis als deze jouw ritme volledig overhoop haalt. Op persoonlijk vlak, maar zeker ook op de werkvloer. Je strategie wordt onderbroken, je toekomstvisie krijgt een nieuwe richting en je planning op korte termijn ziet er vast niet meer hetzelfde uit. Verwarrend, ook voor je werknemers. Zorg er dus voor dat het duidelijk is waar de focus ligt en waarom dat zo is.
Overloop samen de lopende campagnes en planning van de komende weken. Volg de maatregelen op de voet en informeer je werknemers over de gevolgen die ze hebben op jouw way of working. Zo zullen bepaalde events of acties uitgesteld moeten worden, en is de bereikbaarheid van je winkels of kantoren uitgesloten.
Stippel dus een nieuwe route uit met te nemen stappen op korte termijn, en kijk samen naar de toekomst. Zo geef je vorm aan ieders agenda en krijgen je werknemers terug wat meer grip in onstabiele tijden.
Wees een inspirerende leider
Hoe je het ook draait of keert: uiteindelijk is er altijd één persoon die de verantwoordelijkheid moet nemen. In een bedrijf is dat de leidinggevende. De CEO’s en managers, maar ook teamverantwoordelijken. Heb je een team onder jou? Dan is het nu belangrijk dan ooit om je stem te laten horen. Omdat het zo hoort, maar ook omdat je werknemers zich optrekken aan wat jij te zeggen hebt. Ze volgen jouw leiding en hebben daarin wat ondersteuning nodig. Communiceer dus transparant en bemoedigend. Over de maatregelen die genomen worden, de toekomstvisie, eventuele tijdelijke werkloosheid, het plan van aanpak …
Geef ook aan dat je klaar staat om vragen te beantwoorden. Je team moet bij je terechtkunnen met bezorgdheden. De kans bestaat dat ze meer moeite hebben met deadlines of communicatie. Door tijdig in te grijpen voorkom je de kans dat ze in een negatieve spiraal terechtkomen.
Zet welzijn centraal
Natuurlijk moet je er niet alleen zijn om ervoor te zorgen dat je werknemers hun job naar behoren blijven uitoefenen, maar ook wat betreft het welzijn op de digitale werkvloer. Zo’n crisis als deze wordt door iedereen op een andere manier verwerkt. Sommigen hebben misschien nood aan strakke deadlines, terwijl anderen net meer ruimte nodig hebben omwille van een andere persoonlijke situatie. Maak dus tijd vrij voor individuele gesprekken met je teamleden om te ontdekken waar zij mee kampen of wat zij nodig hebben om hun motivatie en werkethiek te motiveren.
Dat geldt ook voor medewerkers die eventueel zijn ziek gevallen. Laat hen weten dat je er voor hen bent, en vraag hen op welke manier zij op de hoogte gehouden willen worden. Voor de ene is dat misschien complete rust, terwijl anderen net wel betrokken willen worden in het reilen en zeilen van het bedrijf.
Blijf in contact
Wist je dat meer dan twee à drie dagen thuiswerk per week leidt tot minder betrokkenheid en een lagere tevredenheid bij werknemers? Dat heeft veel te maken met het gebrek aan een bepaalde bedrijfscultuur. Het is moeilijk om deze thuis helemaal te beleven zoals je gewend bent. Verlies die data niet uit het oog! Ook wie 100% thuis werkt of tijdelijk werkloos is, blijft de nood voelen om in contact te staan met zijn/haar collega’s.
Door nieuwe, digitale tradities te creëren ontstaan er momenten om naar uit te kijken. Je kan een dagelijkse koffiepauze inlassen, een wekelijkse apéro op vrijdagavond of gezamenlijke lunch. Ja, je leest het goed. Een moment om te praten over dingen die niet altijd met het werk te maken hebben, los van je conference calls en digitale brainstormsessies. Praat over koetjes en kalfjes of daag je team uit om een hilarisch TikTok dansje aan te leren. Maak er een challenge van en hou de sfeer er wat in. Zo blijft je team gemotiveerd en minimaliseer je de kans op ontevreden werknemers.
Vergeet die schouderklopjes niet
Ook van op afstand is het belangrijk om appreciatie te blijven tonen voor het werk dat wordt verzet. Wees gerust, dat hoeft niet altijd met toeters en bellen te gebeuren. Een klein schouderklopje is voldoende. Iedereen houdt van het gevoel van waardering, zelfs voor kleine mijlpalen. Geef dus ook tijdens deze onzekere tijden af en toe een complimentje. Al is het een bedankje voor het geleverde werk. Nee, dat hoeft zelfs niet altijd in de vorm van een financiële beloning te zijn, zolang het maar persoonlijk is.
"Iedereen houdt van het gevoel van waardering, zelfs voor kleine mijlpalen."
Vooral het tonen van initiatief mag beloond worden. Op moeilijke momenten is het fijn om te weten dat je werknemers achter je staan en er alles aan doen om de onderneming zo goed mogelijk te ondersteunen. Creatieve concepten en inventieve oplossingen verdienen dan ook een pluim. Door ze zichtbaar te stimuleren creëer je vanzelf een sneeuwbaleffect.
Zorg voor structuur en afspraken
Het is niet alleen belangrijk om je beste beentje voor te zetten wat betreft de sfeer en gezelligheid, maar ook wat betreft concrete afspraken. Werk en privé vloeien onvermijdelijk in elkaar over wanneer je zoveel van thuis uit werkt. Je moet er dus ook voor zorgen dat de targets nog steeds behaald worden, afhankelijk van waar je de focus legt. Maak ook dat duidelijk aan je werknemers, met een duidelijk plan. Moeilijk? Spreek erover! Definieer samen wat mogelijk is, en wat anderzijds net moeilijker wordt. Alleen door transparant te communiceren en duidelijke afspraken te maken blijft het wederzijds vertrouwen overeind.
Investeer in tools en technologie
Het is vanzelfsprekend dat je ervoor moet zorgen dat je werknemers de nodige materialen in huis hebben om hun werk ook effectief remote te kunnen doen. De kans bestaat dat je zal moeten investeren in nieuwe laptops, printers of bepaalde software om met elkaar in contact te kunnen blijven. Je klanten moeten Intern en extern kunnen blijven communiceren over lopende projecten, de resultaten daarvan en toekomstperspectieven.
Gelukkig bestaan er enorm veel tools die dat proces vergemakkelijken. Denk aan de oude, maar gouden Microsoft Teams. Een alternatief is Zoom: daar kun je gratis of voor een lage prijs heel eenvoudig video calls organiseren. En voor iedereen die nog steeds geen gebruik maakt van Slack: dit is hét moment om het te introduceren in je dagelijkse way of working. Het is zo veel meer dan een communicatiekanaal. Je integreert het met tools als HubSpot, Monday.com, Dropbox én Zoom. Bovendien is dit de plek waar je die felbegeerde schouderklopjes kunt uitdelen en waar je blijvend van elkaar kunt leren.